Riuscire a definire una scheda cliente per parrucchiere e in generale per i saloni di hair stylist dettagliata e completa è fondamentale per strutturare attività e promozioni ma anche per migliorare significativamente la qualità del servizio offerto. Poter contare su dati precisi e aggiornati dei propri clienti non solo facilita la gestione organizzativa del salone, ma contribuisce anche a creare un'esperienza personalizzata e soddisfacente per ogni cliente.
Nel momento in cui un cliente varca la soglia del salone da parrucchiere è importante ricavarne un identikit completo che comprenda non solo i dati anagrafici ma anche quelli legati alle necessità e alle aspettative del cliente. Queste informazioni sono molto preziose per tutto il team del salone, che può così ottimizzare sforzi e competenze per offrire la migliore esperienza possibile.
Cos'è la Scheda Cliente e Perché è Importante
La scheda cliente in un contesto di salone da parrucchiere è un documento che raccoglie informazioni dettagliate sul cliente e sulle sue preferenze riguardo ai servizi di hairstyling.
Quando si tratta di capelli, i clienti hanno aspettative ben precise oppure si affidano completamente nelle mani del team del salone. In entrambi i casi, la scheda cliente per parrucchieri è l'unico strumento in grado di renderli pienamente soddisfatti.
La scheda cliente di fatto è un documento che riporta informazioni utili al team per conoscere la persona che vuole affidarsi al salone. Puoi crearla manualmente o direttamente su supporto digitale ma la sua importanza è imprescindibile.
Se non crei una scheda cliente per parrucchieri precisa e completa il rischio è di proporre ai clienti servizi e trattamenti di cui o non hanno bisogno o che non offrono un risultato all’altezza delle loro aspettative. Senza, in buona sostanza, puoi sbagliare tutto.
Dati da Inserire nella Scheda Cliente e Come Usarli
I dati da inserire in una scheda cliente per un salone da parrucchiere sono eterogenei e devono offrire una panoramica il più dettagliata possibile della persona. Vediamo quali sono i dati da inserire.
- Dati Anagrafici, ovvero nome, cognome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo email;
- Informazioni sullo Stile e le Preferenze, quindi preferenze di taglio, stile preferito, colorazione preferita ed eventuali dettagli specifici sul look desiderato;
- Storico dei Servizi, se si tratta di clienti del salone, come tagli, colorazioni, trattamenti e prodotti utilizzati in passato;
- Allergie e Sensibilità ai prodotti chimici utilizzati nel salone.
Oltre a questi dati è sempre utile inserire eventuali note che possono contribuire a personalizzare al meglio il servizio per il cliente. Ad esempio, se ha delle preferenze specifiche negli orari / giorni di prenotazione, se preferisce che a servirlo sia un collaboratore specifico del team o ancora come preferisce essere contattato.
Tutti questi dati vanno organizzati in modo sistematico in un tool di raccolta informazioni che consenta in qualsiasi momento di filtrare quelle che si intende trovare. Come vedremo più avanti, il CRM è lo strumento che meglio consente di gestire un database in modo efficace.
Personalizzazione del Servizio attraverso la Scheda Cliente
I dati di una scheda cliente per parrucchiere consentono di fare una cosa su tutte: personalizzare il servizio del salone. La raccolta delle informazioni dei potenziali clienti e dei clienti storici ha lo scopo principale di dare al team le conoscenze che permettano loro di sapere esattamente cosa proporre e come.
Infatti, analizzando lo storico dei servizi precedentemente erogati, i parrucchieri possono comprendere le tendenze di styling preferite dal cliente nel tempo. Questa conoscenza consente di offrire suggerimenti pertinenti e di mantenere un look coerente con lo stile preferito dal cliente.
Chiaramente il team deve avere un occhio di riguardo nei confronti delle esigenze personali della clientela, soprattutto se parliamo di allergie o in generale di preferenze di prodotto / trattamento. Il personale può adattare i prodotti e i trattamenti in base a queste informazioni, garantendo un'esperienza di servizio sicura e davvero personalizzata.
Inoltre, l'utilizzo della scheda cliente per registrare dettagli personali consente al salone di coinvolgere il cliente in modo continuo, ad esempio inviando promozioni personalizzate, auguri di compleanno o informazioni sui nuovi servizi.
Vantaggi dell'Uso della Scheda Cliente
L'utilizzo della scheda cliente in un salone da parrucchiere, come abbiamo visto, offre il vantaggio di poter personalizzare i servizi diventando un punto di riferimento affidabile per i clienti. Ma i vantaggi della scheda cliente per i parrucchieri vanno ben oltre.
Prima di tutto, la scheda cliente semplifica la gestione degli appuntamenti, riduce il tempo di attesa e migliora l'organizzazione interna del salone. Il personale può prepararsi in anticipo in base alle informazioni raccolte e nulla è lasciato al caso.
Poi, utilizzando le informazioni dalla scheda cliente, il salone può inviare comunicazioni personalizzate, promozioni mirate e auguri speciali, creando un legame più forte con il cliente. Anche nel caso di campagne inviate a un target di persone frutto di un segmento del database, i risultati sono decisamente più soddisfacenti se quel gruppo di persone è stato definito usando informazioni aggiornate e reali.
La diretta conseguenza di questi vantaggi è che aumenta la fedeltà dei clienti, che sono più propensi a tornare in un salone che dimostra attenzione ai dettagli e cura per le loro esigenze individuali. La fidelizzazione passa per la stretta conoscenza del cliente.
Non dimentichiamo un altro vantaggio: i parrucchieri e il personale del salone possono migliorare le proprie competenze acquisendo una comprensione approfondita delle preferenze e delle esigenze dei clienti attraverso le schede, contribuendo a un servizio più professionale e accurato.
Integrare la Scheda Cliente nel Tuo Flusso di Lavoro e nel CRM
Integrare la scheda cliente nel flusso di lavoro consente di accedere facilmente alle informazioni necessarie durante ogni fase del servizio. Dal momento della prenotazione all'esecuzione del trattamento, il personale può consultare rapidamente i dettagli del cliente, riducendo i tempi di attesa e ottimizzando la gestione degli appuntamenti.
L'integrazione della scheda cliente nel flusso di lavoro aiuta quindi a organizzare e strutturare il processo di erogazione dei servizi. Ciò significa che il personale può prepararsi in anticipo, garantendo un servizio più efficiente e coerente. Questo riduce il rischio di sovrapposizioni e cancellazioni, migliorando la pianificazione complessiva.
Lo strumento che consente la piena integrazione della scheda cliente per i parrucchieri nel flusso di lavoro è il CRM. Inserendo i dati in proprio possesso all'interno di questo gestionale, si possono archiviare e analizzare dati in modo più approfondito, oltre che poterli usare per filtri e mantenere una comunicazione coerente e coordinata con i clienti.
Grazie al CRM il salone ha sempre a disposizione i dati accumulati nel tempo sulle tendenze dei clienti, ma anche sull'efficacia delle promozioni e su altri aspetti cruciali per la gestione del salone.
Utilizzo dei Dati della Scheda Cliente per il Marketing e la Promozione
La scheda cliente di un salone parte dalla raccolta delle informazioni del singolo cliente. Questa scheda però entra a far parte del database di contatti nel CRM che può essere utilizzato per strutturare attività di marketing e promozione, che non sono quasi mai 1:1 quanto piuttosto attività fatte su cluster di clientela.
Utilizzando le informazioni raccolte nella scheda cliente del parrucchiere, infatti, è possibile suddividere la clientela in segmenti mirati. Ogni segmento raccoglie nominativi che sono accomunati da caratteristiche comuni. Ad esempio, è possibile creare segmenti basati sulla frequenza delle visite, sui tipi di servizi richiesti o sulle preferenze di prodotti.
In questo modo, il salone può pianificare anche con largo anticipo promozioni e offerte speciali personalizzate. Ad esempio, se un gruppo di clienti si presenta in salone ogni 6 mesi per un taglio, impostando una scadenza prossima ai 6 mesi successivi dal taglio precedente il salone può proporre una promozione taglio + colore, per aumentare lo scontrino medio.
Di fatto, conoscendo i servizi preferiti e le abitudini di acquisto del cliente, il salone può promuovere in modo mirato servizi aggiuntivi o prodotti correlati, aumentando le vendite e migliorando l'esperienza del cliente.
In molti utilizzano i dati della scheda cliente per fare attività di marketing legate ad eventi personali come il compleanno, quindi il salone può creare una e-mail automatica che parte il giorno del compleanno del cliente e che offre una promo speciale per i giorni successivi. Questo tipo di comunicazioni personalizzate contribuisce a mantenere un rapporto positivo con il cliente.
Ma basandosi sugli acquisti e sulle visite passate, il salone può implementare anche programmi di fidelizzazione. Ad esempio, offrire uno sconto o un servizio gratuito dopo un certo numero di visite o acquisti.
Protezione dei Dati e Privacy dei Clienti
Con i dati presenti in una scheda cliente si possono fare tante cose incredibili e meravigliose a patto di aver ricevuto i consensi per farle.
Per essere a norma con la Protezione dei Dati e la Privacy Policy nel raccogliere i dati dei clienti del tuo salone da parrucchiere, devi informare i tuoi clienti del fatto stesso che li stai raccogliendo, mettendo a loro disposizione un'informativa privacy chiara e concisa che spieghi:
- quali dati raccogli
- perché li raccogli
- come li usi
- con chi li condividi
- come i clienti possono esercitare i loro diritti (accesso, modifica, cancellazione, ecc.)
I clienti devono dare consenso esplicito con una firma per l'utilizzo dei dati indicando anche le loro preferenze. Banalmente, quando hai redatto la scheda cliente, devi fargli firmare i consensi per:
- il trattamento dei loro dati a fini interni di servizio;
- l'utilizzo dei dati per comunicazioni commerciali;
- la cessione dei dati a soggetti terzi.
L'unico consenso che può essere impostato come obbligatorio da parte del salone è quello del trattamento dei dati (il primo), necessario per poter trattare i dati dei clienti per qualsiasi finalità interna, inclusa la gestione degli appuntamenti. Gli altri due devono essere sempre facoltativi. Se ne danno consenso, allora il salone può inviare comunicazioni promozionali e cedere i dati a terzi (altre strutture).
Seguendo questi consigli, puoi ora creare delle schede clienti per parrucchieri complete, funzionali e a norma!
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