Una delle chiavi del successo di un centro estetico sta nella profonda conoscenza che ha dei suoi clienti. Ma l'unico modo per offrire servizi personalizzati e mirati alle esigenze specifiche dei clienti è quello di saper creare una scheda cliente precisa e dettagliata. 

La raccolta accurata e organizzata delle informazioni personali, delle preferenze e dei trattamenti precedenti, infatti, consente ai centri estetici di offrire un servizio altamente personalizzato, migliorando significativamente l'esperienza complessiva del cliente.

In tal senso non basta sapere età e bisogni fisici o estetici di un cliente: occorre andare in maggiore profondità per capire quali sono i desideri e le aspettative di ciascun cliente, così da anticiparli e soddisfarli al punto da fidelizzare il cliente e farlo tornare costantemente nel tuo centro estetico.

Cos'è la Scheda Cliente e Perché è Fondamentale Farla Bene

Una scheda cliente nel settore estetico è un documento che contiene informazioni dettagliate sul singolo cliente, tra cui informazioni personali, dettagli sulla salute della pelle o del corpo, trattamenti precedentemente ricevuti, preferenze personali e qualsiasi altra informazione rilevante per offrire un servizio personalizzato.

La rilevanza della scheda cliente nel settore estetico è significativa per diversi motivi. Prima di tutto ti permette di personalizzare i trattamenti in base alle esigenze specifiche. Conoscere le preferenze, le allergie, le condizioni della pelle e i risultati ottenuti in precedenza consente di adattare i servizi in modo mirato, migliorando l'efficacia e la soddisfazione del cliente.

Inoltre, la scheda cliente facilita una comunicazione più efficace tra il personale del centro estetico e il cliente. Sapere quali sono le sue aspettative, i suoi obiettivi e le sue preoccupazioni consente al personale di rispondere in modo adeguato e di creare un ambiente in cui il cliente si sente ascoltato e compreso.

Ma una scheda cliente ben compilata contribuisce anche alla gestione operativa del centro estetico. Per esempio, aiuta a pianificare i trattamenti in anticipo, a gestire meglio i tempi e a garantire una maggiore puntualità nei servizi offerti. Ciò può migliorare l'efficienza complessiva del centro estetico.

Di fatto, la scheda cliente è una risorsa importante per fidelizzare il cliente, che si sente compreso ed effettivamente aiutato: questo lo porterà a tornare nel centro estetico, suggerendolo anche ad amici e familiari.

In sintesi, la scheda cliente è uno strumento essenziale nel settore estetico poiché consente una gestione più accurata e personalizzata dei servizi offerti, migliorando l'esperienza complessiva del cliente e contribuendo al successo a lungo termine del centro estetico.

Dati da Includere nella Scheda Cliente e Come Usarli

La raccolta di dati personali nella scheda cliente è un aspetto delicato e richiede attenzione per garantire il rispetto della privacy e la conformità alle normative sulla protezione dei dati. 

Questa attività però richiede un certo “tatto”: se hai di fronte un nuovo potenziale cliente quindi un primo primo appuntamento, chiedi al cliente di compilare solo le informazioni essenziali per definire le sue esigenze in questa occasione. Successivamente, anche durante il trattamento o subito dopo, raccogli ulteriori dettagli e preferenze. Questo approccio riduce la percezione di invadenza da parte del cliente e garantisce una raccolta di informazioni più completa nel tempo.

Ecco una lista di informazioni comuni da raccogliere e come possono essere utilizzate nel contesto di un centro estetico.

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Informazioni personali

  • Nome completo: utilizzato per identificare il cliente nei record del centro estetico.
  • Data di nascita: può essere utile per personalizzare trattamenti in base all'età del cliente o definire promozioni legate al compleanno.
  • Indirizzo e contatti: per scopi di comunicazione e invio di eventuali promozioni o informazioni.

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Informazioni sulla salute

  • Allergie: cruciali per evitare l'uso di prodotti che potrebbero causare reazioni allergiche.
  • Condizioni mediche preesistenti: utili per personalizzare i trattamenti in base alle esigenze mediche del cliente.

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Storia dei trattamenti

  • Trattamenti precedenti: registro di quali trattamenti il cliente ha ricevuto in passato e i relativi risultati.
  • Reazioni cutanee: dettagli sulle reazioni cutanee ai trattamenti per adattare futuri servizi.

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Preferenze personali

  • Preferenze di profumo o aroma: per personalizzare l'esperienza sensoriale durante i trattamenti.
  • Preferenze di temperatura e illuminazione: per creare un ambiente confortevole e rilassante.

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Obiettivi e aspettative

  • Obiettivi estetici: informazioni sulle aspettative del cliente rispetto ai risultati desiderati.
  • Preoccupazioni specifiche: per fornire consigli mirati.

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Note di servizio

  • Pianificazione di appuntamenti: per tenere traccia delle preferenze del cliente riguardo giorni e orari.
  • Promemoria personalizzati: utili per inviare promemoria per appuntamenti e promozioni personalizzate.

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Tutte queste informazioni possono essere utilizzate dal team per una vasta gamma di operazioni. In via preliminare quando il cliente ancora non conosce il trattamente più efficace per le sue problematiche o a posteriori per proporgli trattamenti simili ai precedenti, complementari o aggiuntivi.

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Personalizzazione del Servizio attraverso la Scheda Cliente

La scheda cliente è uno strumento prezioso nel settore estetico che consente di personalizzare i trattamenti in base alle esigenze specifiche di ogni cliente, migliorando così l'esperienza complessiva. 

Dato che la la scheda cliente raccoglie informazioni sulle preferenze personali del cliente, come i tipi di trattamenti preferiti, i profumi o gli aromi graditi e altre preferenze specifiche, il team di un centro estetico può predisporre per lui/lei il trattamento e il contesto perché viva un'esperienza non solo soddisfacente, ma anche memorabile.

Se in passato il cliente ha già usufruito di trattamenti nel tuo centro estetico o in altre strutture, allora puoi capire cosa ha funzionato bene e cosa meno per correggere il tiro. Questa conoscenza consente di personalizzare i trattamenti successivi in modo più efficace, tenendo conto ad esempio dei risultati effettivamente ottenuti, o dei problemi che ha avuto.

La scheda cliente può includere dettagli sugli obiettivi estetici del cliente e sulle preoccupazioni specifiche riguardo alla propria pelle o al proprio aspetto. Queste informazioni consentono di personalizzare i trattamenti in modo mirato per affrontare le esigenze specifiche del cliente, contribuendo a raggiungere i risultati desiderati.

Tenendo traccia dei risultati e delle reazioni ai trattamenti, la scheda cliente consente un adattamento continuo nel tempo. Questo permette al centro estetico di apportare modifiche ai trattamenti in corso, fornendo un livello di personalizzazione che può evolvere con le esigenze e le preferenze mutevoli del cliente nel tempo.

Vantaggi dell'Uso della Scheda Cliente

Come abbiamo visto, la personalizzazione dei trattamenti è il primo grande vantaggio di creare una scheda cliente dettagliata. Questo apre le porte a molte opportunità per i clienti e il centro estetico stesso che sono di fatto ulteriori vantaggi. Vediamo quali.

  • Incremento della soddisfazione del cliente: personalizzare i trattamenti in base alle informazioni raccolte sulla scheda cliente contribuisce a garantire che il cliente ottenga esattamente ciò che desidera. Questo porta a una maggiore soddisfazione del cliente, creando un'esperienza positiva che influisce sulla percezione complessiva del centro estetico.
  • Comunicazione mirata e promozioni personalizzate: le informazioni sulla scheda cliente consentono di condurre campagne di marketing mirate. Ad esempio, è possibile inviare promozioni personalizzate basate sui trattamenti preferiti del cliente, offrendo sconti o promozioni su prodotti correlati. Questo non solo aumenta l'efficacia delle campagne di marketing, ma dimostra anche al cliente che il centro estetico si preoccupa delle sue esigenze specifiche.
  • Incremento delle vendite addizionali: conoscere la storia dei trattamenti precedenti e le preferenze di acquisto del cliente consente al personale di suggerire trattamenti o prodotti complementari durante la visita. Questo può portare a un aumento delle vendite addizionali e a una maggiore redditività per il centro estetico.
  • Efficienza operativa: una scheda cliente ben organizzata facilita la gestione operativa del centro estetico. Il personale può pianificare appuntamenti in modo più efficiente, riducendo il tempo di inattività e migliorando la gestione delle risorse. Ciò contribuisce a un'esperienza più fluida per il cliente e può influenzare positivamente la reputazione del centro.
  • Risposta alle esigenze del mercato: analizzando le informazioni raccolte sulle schede clienti, il centro estetico può ottenere una migliore comprensione delle tendenze di mercato, delle preferenze emergenti e dei bisogni dei clienti. Questa conoscenza può essere utilizzata per adattare i servizi e rimanere in sintonia con le aspettative mutevoli del mercato.
  • Riduzione della perdita di clienti: l'approccio personalizzato attraverso la scheda cliente contribuisce a ridurre la perdita di clienti. Quando i clienti si sentono apprezzati e ricevono trattamenti su misura, sono più inclini a rimanere fedeli al centro estetico e meno propensi a cercare servizi altrove.

Integrare la Scheda Cliente nel Tuo Flusso di Lavoro e nel CRM

Integrare efficacemente la scheda cliente nelle operazioni quotidiane del centro estetico è fondamentale per massimizzare i benefici di questo documento. Prima di tutto, devi definire con il personale un modello di scheda di partenza, a cui integrare però una formazione specifica su come compilarla. Come abbiamo già detto, non basta compilare i campi anagrafici e lo storico dei trattamenti, ci vuole una sensibilità ulteriore per andare a fondo e creare la scheda cliente perfetta. 

Ovviamente questa scheda deve essere integrata all'interno del tuo CRM. Se puoi, compilala direttamente nel tool aziendale che utilizzi per raccogliere le informazioni sui tuoi clienti. Il CRM è uno strumento fondamentale per avere il controllo dei dati della clientela e da qui partono azioni, attività e campagne mirate. Se possibile, implementa sistemi che consentano ai clienti di compilare le schede in modo autonomo, magari su un tablet prima dell'appuntamento o su una scheda cartacea che poi riporterai nel CRM. 

Inoltre, per avere una scheda cliente ancora più dettagliata, puoi strutturare delle e-mail di follow - up post trattamento ai clienti in cui chiedi 2 minuti del loro tempo per compilare dei campi relativi alle loro esigenze. Legando un incentivo a questa compilazione, vedrai che otterrai molti contributi.

Chiaramente, le informazioni del cliente vanno aggiornate regolarmente, quindi incoraggia il personale a rivedere e aggiornare le schede. Questo assicura che le informazioni siano sempre aggiornate e pertinenti, migliorando la precisione dei trattamenti successivi.

Utilizzo delle Informazioni per il Marketing e la Promozione

Le informazioni raccolte dalle schede clienti vanno utilizzate per strutturare campagne di marketing mirate e promuovere il centro estetico. Rappresentano i dati chiave che definiscono il target delle campagne, che queste siano offline o sui social media, quindi un materiale realmente prezioso per aumentare l'efficacia delle attività di comunicazione.

Perchè i risultati siano realmente efficaci, però, è importante, una volta raccolti tutti i dettagli di ogni cliente, segmentare il database in gruppi omogenei. Ad esempio, puoi creare segmenti basati sull'età, sul tipo di trattamento preferito, sulle preferenze di prodotto, ecc. Questa segmentazione consente di inviare messaggi specifici a gruppi di clienti con interessi simili.

Grazie alla segmentazione, puoi creare delle promozioni personalizzate che sembrano one-to-one ma che di fatto sono rivolte a gruppi di persone che condividono una necessità o una caratteristica. Ad esempio, se individui un gruppo di persone che hanno prenotato uno specifico trattamento almeno due volte negli ultimi 3 mesi, puoi inviare un'offerta speciale sul prossimo medesimo trattamento.

Protezione dei Dati e Privacy dei Clienti

La redazione di una scheda cliente quindi lo spostamento dei dati sul CRM richiede un'attenzione particolare al rispetto della normativa sulla privacy. Infatti considerato che queste informazioni verranno usate dal centro estetico per fare una comunicazione personalizzata di carattere commerciale, è importante che ogni cliente abbia dato il consenso alla ricezione di queste comunicazioni.

In estrema sintesi questo vuol dire che ogni cliente deve firmare un consenso cartaceo oppure digitale in cui dichiara di essere d'accordo a ricevere comunicazioni di carattere commerciale da parte del tuo centro estetico a partire dalla data del consenso.

Questo ti dà il “permesso” di contattarlo sul canale che preferisci per proporgli trattamenti o servizi che siano in promozione o meno. 

Inoltre, in ogni momento il cliente deve avere la possibilità di cancellarsi dalle tue liste o di negare semplicemente il consenso dato in precedenza.

Tutto questo ti mette al riparo da eventuali controversie che possono nascere nel momento in cui il cliente metta in discussione il suo consenso alla ricezione di comunicazioni commerciali. 

Ma non si tratta solo di un obbligo legale. In un'era in cui la trasparenza e la responsabilità sono valori importanti per i consumatori, la percezione di un centro estetico come custode affidabile delle informazioni dei clienti può avere un impatto positivo sulla sua reputazione.

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